Stro­na głów­na Mar­ke­ting Biz­nes Jak opi­sać przed­miot za­mó­wie­nia pu­blicz­ne­go? Oto 7 zasad.

Jak opisać przedmiot zamówienia publicznego? Oto 7 zasad.

Tworzenie opisu przedmiotu zamówienia publicznego decyduje o sukcesie przetargu. Lub o porażce.  Opis zawarty w SIWZ jest niczym Biblia – obowiązuje i koniec. Jeśli Zamawiający popełni w nim błąd lub zawrze nieścisłość, a Wykonawcy nie poproszą o sprostowanie (czasem celowo), to mamy problem… Wyłoniony Wykonawca dostarczy to, co wprost wynika z opisu, a Zamawiający musi przyjąć dostawę i za nią zapłacić, niezależnie od efektu. Opis przedmiotu zamówienia to obowiązek Zamawiającego i jego odpowiedzialność.

Bra­łem udział w set­kach po­stę­po­wań pu­blicz­nych, więc przy re­da­go­wa­niu ni­niej­sze­go wpi­su, przy­kła­dy błęd­nych opi­sów SIWZ sa­me ci­sną się na usta. Za­miast sy­pać ni­mi jak z rę­ka­wa, do­ko­na­łem zwię­złej syn­te­zy spo­strze­żeń i efek­ty przed­sta­wiam Pań­stwu w for­mie 7 klu­czo­wych za­sad two­rze­nia opi­sów SIWZ:

  1. Na­le­ży wni­kli­wie czy­tać py­ta­nia Wy­ko­naw­ców za­da­wa­ne w trak­cie przy­go­to­wy­wa­nia ofert. Są w nich in­for­ma­cje, któ­re są klu­czo­we dla wy­ce­ny i osta­tecz­ne­go wy­glą­du ma­te­ria­łów pro­mo­cyj­nych. Wy­ko­naw­cy nie mo­gą bez­po­śred­nio po­ma­gać przy two­rze­niu opi­sów przed­mio­tu za­mó­wie­nia, ale mo­gą je ko­ry­go­wać, za­da­jąc „na­kie­ro­wu­ją­ce” py­ta­nia pod­czas przy­go­to­wy­wa­nia ofert. Na jed­no wyj­dzie.  Do­ce­niaj­my ro­lę py­tań – nie zby­waj­my ich!
  2. Opi­su­jąc przed­miot za­mó­wie­nia uży­waj­my sfor­mu­ło­wań, któ­re w peł­ni ro­zu­mie­my. Mam na my­śli słow­nic­two bran­żo­we i tech­no­lo­gicz­ne. Wy­ko­naw­cy to zwy­kle spe­cja­li­ści w swo­ich bran­żach, więc le­piej nie pró­bo­wać roz­ma­wiać ich ję­zy­kiem, nie ro­zu­mie­jąc go w peł­ni. Nie bój­my się śmiesz­no­ści i la­ko­nicz­no­ści sfor­mu­ło­wań je­śli są cel­ne, choć źle brzmią i mo­że nie do koń­ca po pol­sku. To nie wy­pra­co­wa­nie, a i tak Wy­ko­naw­cy zda­ją so­bie spra­wę, że roz­ma­wia­ją z „nie­spe­cja­li­sta­mi”.
  3. Wy­zna­czaj­my pa­ra­me­try przed­mio­tu za­mó­wie­nia, któ­re ła­two mo­że­my pod­dać oce­nie i we­ry­fi­ka­cji! Gra­ma­tu­ra odzie­ży, pa­pie­ru, tek­tu­ry, splot po­lie­stru, itp sfor­mu­ło­wa­nia – bez spe­cja­li­stycz­ne­go sprzę­tu, nie bę­dzie­my w sta­nie oce­nić zgod­no­ści do­sta­wy z opi­sem SIWZ, za co bę­dąc Za­ma­wia­ją­cym od­po­wia­da­my gło­wą. Le­piej po­słu­żyć się oznaczeniem/symbolem kon­kret­ne­go mo­de­lu (z do­pi­skiem „lub równoważne”).
  4. Do­pusz­czaj­my cho­ciaż mi­ni­mal­ną to­le­ran­cję jed­no­stek miar: wy­mia­rów, mas, ko­lo­ry­sty­ki. Gdy wy­bra­ny przez Za­ma­wia­ją­ce­go do prze­tar­gu ar­ty­kuł jest nie­do­stęp­ny (bo np.: pro­du­cent za­prze­stał je­go pro­duk­cji), ści­sły pa­ra­metr pa­su­ją­cy tyl­ko do te­go pro­duk­tu uci­na Wy­ko­naw­com moż­li­wość za­pro­po­no­wa­nia sub­sty­tu­tów – róż­nią­cych się mi­ni­mal­nie. No i prze­targ jest uziemiony.
  5. Broń Bo­że, nie wy­my­ślaj­my żad­ne­go pa­ra­me­tru pro­duk­tu (zwłasz­cza ko­lo­ru), bez do­kład­ne­go spraw­dze­nia, że ta­ka wer­sja pro­duk­tu ist­nie­je. Wie­lo­krot­nie zda­rza­ło się, że w trak­cie bu­rzy mó­zgów przy two­rze­niu opi­sów, Za­ma­wia­ją­cy wy­my­ślał ko­lor pro­duk­tu pa­su­ją­cy do kon­cep­cji pro­mo­cji, bez spraw­dze­nia, czy ta­ka wer­sja ko­lo­ry­stycz­na ist­nie­je. A po­tem oka­zy­wa­ło się, że w prze­tar­gu nikt nie wy­star­to­wał – dlaczego?
  6. Ko­rzy­staj­my z moż­li­wo­ści „ba­da­nia ryn­ku”. Z pew­no­ścią otrzy­ma­cie Pań­stwo od Wy­ko­naw­ców wy­czer­pu­ją­ce in­for­ma­cje o pro­duk­tach i tech­no­lo­giach, bez in­for­mo­wa­nia ich, któ­re z nich i w ja­kich ilo­ściach bę­dą przed­mio­tem pla­no­wa­ne­go postępowania.
  7. Bar­dzo do­kład­nie i skru­pu­lat­nie opisz­my me­to­dę na­dru­ku i ilość na­dru­ko­wy­wa­nych ko­lo­rów ORAZ ilość miejsc na­dru­ku na przed­mio­cie. Na­druk jed­ne­go ko­lo­ru w trzech miej­scach bę­dzie po­li­czo­ny ja­ko trzy na­dru­ki, po­mi­mo za­sto­so­wa­nia jed­nej far­by. Pro­ble­my spra­wia­ją lo­go­ty­py zło­żo­ne i peł­no­ko­lo­ro­we, zwłasz­cza „unij­ne”: PO KL, EFS wraz z lo­go­sa­mi pro­gra­mów, któ­rych do­ty­czą i pod­pi­sa­mi, ty­pu: „Współ­fi­nan­so­wa­ne przez …”.

To pod­sta­wy.

War­to roz­wa­żyć, czy nie za­wrzeć ob­li­ga­to­ryj­ne­go wa­run­ku do­łą­cze­nia wzo­rów do po­stę­po­wa­nia – na­wet w try­bie 100% ce­na. Po pro­stu, od­rzu­ci się ofer­ty nie speł­nia­ją­ce SIWZ, a po­zo­sta­łe, oce­ni pod ką­tem naj­niż­szej ceny.

Na po­cie­chę do­dam, że na prze­strze­ni lat, po­ziom opi­sów znacz­nie się po­pra­wił i jest to z ko­rzy­ścią za­rów­no dla Za­ma­wia­ją­ce­go, jak i zdro­wej kon­ku­ren­cji Wy­ko­naw­ców. Po­wo­dze­nia i za­pra­szam na in­dy­wi­du­al­ne konsultacje!

Przeczytaj koniecznie