Jak księgować VAT na gadżety 2017 (aktualizacja)

gadżety reklamowe z logo firmy a vat

gadżety reklamowe a koszty uzyskania przychodu

gadżety reklamowe podatek dochodowy

odliczenie vat od materiałów reklamowych

materiały reklamowe a vat

Brak opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów stanowiących prezenty o małej wartości bądź próbki.
0461-ITPP2.4512.63.2017.1.AK INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 
  1. PRZEKAZANIE NIEODPŁATNE
  1. PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT) -> ZAKRES OPODATKOWANIA

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 stycznia 2017 r. (data wpływu 25 stycznia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie braku opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów stanowiących prezenty o małej wartości bądź próbki – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 stycznia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie braku opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów stanowiących prezenty o małej wartości bądź próbki.
We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka jest podmiotem należącym do Grupy Kapitałowej. Podstawową działalnością Spółki jest produkcja mrożonych produktów spożywczych, mieszanek warzywnych, owocowych, zup, itp. Wszystkie wytworzone produkty Spółka sprzedaje do podmiotu z Grupy – spółki X. (dalej jako Odbiorca), który następnie redystrybuuje nabyte produkty do hurtowni, sklepów oraz klientów detalicznych na terenie całego kraju.

Celem zwiększenia udziału wartościowego i/lub wolumenowego produkowanych wyrobów na rynku żywności mrożonej w Polsce, a tym samym – zwiększenie wartości sprzedaży realizowanej przez Spółkę, Grupa prowadzi szereg działań marketingowych i promocyjnych. Spółka w ramach prowadzonej działalności przekazuje nieodpłatnie wytworzone produkty na rzecz Odbiorcy, który następnie redystrybuuje (również nieodpłatnie) otrzymane produkty do hurtowni, sklepów oraz klientów detalicznych na terenie całego kraju.

Realizowane są również akcje marketingowe/promocyjne, w ramach których do sprzedawanych produktów dołączane są gadżety reklamowe, takie jak: smycze, pen-drivey, kubki (także jednorazowe), szklanki, kufle, otwieracze, breloczki, segregatory, teczki, bidony, okulary, zapalniczki, długopisy, itp. Otrzymane gadżety Odbiorca przekazuje następnie (nieodpłatnie) hurtowniom, sklepom czy klientom detalicznym.

Wydania nabywanych towarów handlowych.

W celu realizacji działań marketingowych i promocyjnych prowadzonych przez Grupę, Spółka przekazuje nieodpłatnie na rzecz Odbiorcy swoje produkty.

Spółka posiada dokumenty potwierdzające, że nieodpłatne wydania produktów dokonane zostały na opisane wyżej cele marketingowe, w tym dokumenty magazynowe takie jak rejestr wydań, potwierdzający ilość i cel dokonywanych wydań. Przekazania produktów dokonywane przez Spółkę na rzecz Odbiorcy mają bezwarunkowy charakter, gdyż Spółka nie uzależnia ich dokonania od spełniania przez Odbiorcę jakichkolwiek świadczeń na jej rzecz czy też od określonego zachowania Odbiorcy. Jednocześnie, przekazania towarów przez Spółkę na rzecz Odbiorcy mają definitywny charakter.

Przedmiotem omawianych nieodpłatnych wydań są produkty, których jednostkowy koszt wytworzenia przez Spółkę określony w momencie przekazywania nie przekracza 10 złotych (netto).

W trakcie przeprowadzanych akcji promocyjnych może się zdarzyć, że produkty przekazywane są Odbiorcy w ilości większej niż jedna sztuka. Przy czym przez sztukę produktu należy rozumieć opakowanie, w jakim produkty Spółki są sprzedawane w obrocie detalicznym, np. paczka lub opakowanie zawierające konkretne wyroby.

W takich przypadkach, ze względów logistycznych, są one transportowane i wydawane w opakowaniach zbiorczych – kartonach, workach, paletach (łączna wartość towarów wydawanych Odbiorcy może przekraczać 100 złotych). Niemniej, koszt wytworzenia produktu (opakowania detalicznego), umieszczonego w opakowaniu zbiorczym, nie przekracza 10 złotych. Bez względu na fakt przekazywania produktów w opakowaniach zbiorczych, przedmiotem wydań pozostaje określona liczba sztuk produktu przeznaczonego dla Odbiorcy.

Wydania gadżetów reklamowych.

Jak już wskazano powyżej, Spółka w celu zwiększenia wolumenu sprzedaży podejmuje działania marketingowe. W ramach takich działań przekazuje Odbiorcy gadżety reklamowe, które są dołączane do wytwarzanych produktów. Wśród wydawanych gadżetów reklamowych znajdą się: smycze, pen-drive’y, kubki (także jednorazowe), szklanki, kufle, otwieracze, breloczki, segregatory, teczki, bidony, okulary, zapalniczki, długopisy, itp. Z uwagi na fakt, że Spółka należy do Grupy Kapitałowej, wszystkie gadżety zawierają logo Grupy.

Jednostkowa cena nabycia gadżetów w momencie ich przekazania nie przekracza 10 zł netto.

W niektórych przypadkach Spółka dokonuje jednorazowo wydania większej liczby określonych gadżetów reklamowych na rzecz Odbiorcy, których łączna wartość przekracza 10 zł netto.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.
  1. Czy nieodpłatne wydania produktów na rzecz Odbiorcy w związku z prowadzonymi działaniami marketingowymi/promocyjnymi, których jednostkowy koszt wytworzenia w momencie ich przekazania nie przekracza 10 zł netto, nie podlegają opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT?
  2. Czy nieodpłatne przekazanie gadżetów reklamowych zawierających logo Grupy, których jednostkowa cena nabycia w momencie ich przekazania nie przekracza 10 zł netto, nie podlegają opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT?
  3. Czy nieodpłatne przekazanie towarów lub gadżetów reklamowych, o których mowa w pytaniu 1 i 2, nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT, także w przypadku jednorazowego przekazania jednemu podmiotowi większej ilości towarów lub gadżetów reklamowych o łącznej wartości przekraczającej 10 zł netto?
Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Nieodpłatne wydania produktów na rzecz Odbiorcy w związku z prowadzonymi przez Grupę działaniami marketingowymi/promocyjnymi, których jednostkowy koszt wytworzenia w momencie ich przekazania nie przekracza 10 zł netto nie podlegają opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT.

Artykuł 5 ust. 1 ustawy o VAT określa katalog czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, w tym m.in. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez odpłatną dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

  • przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  • wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Tym samym, z odpłatną dostawą towarów zrównane zostały określone nieodpłatne czynności przekazania towarów.

Jednocześnie, zgodnie z brzmieniem art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, przepisu tego (tj. art. 7 ust. 2), nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Definicję „prezentu o małej wartości” zawiera art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z jego dyspozycją, prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
  • których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Definicja „prezentu o małej wartości” jest definicją legalną skonstruowaną na potrzeby ustawy o VAT. W związku z tym, pojęcia „prezent” nie można odczytywać w oparciu o analizę językową (słownikową). W szczególności, definicja ta odrywa się od jakichkolwiek elementów psychicznych towarzyszących takim przekazaniom, jak np. szczególna sympatia, obopólny afekt emocjonalny, szczególnie podniosła uroczystość, etc. W konsekwencji, dla zaklasyfikowania danego towaru jako prezentu o małej wartości dla potrzeb VAT ma znaczenie wyłącznie spełnianie przez taki towar przesłanek wyrażonych w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.

W konsekwencji, w ocenie Spółki, dla zakwalifikowania wytwarzanych produktów jako „prezentów o małej wartości” wystarczające jest, aby ich jednostkowy koszt wytworzenia (określony w momencie przekazania) nie przekroczył 10 zł netto.

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, kolejnym warunkiem koniecznym, aby przekazanie prezentów o małej wartości nie podlegało opodatkowaniu, jest dokonanie tego przekazania „na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika”.

Jak zostało przedstawione w stanie faktycznym, Spółka w ramach Grupy podejmuje szereg działań marketingowych i promocyjnych, których celem jest wzrost sprzedaży oferowanych przez nią produktów. W ramach tych działań dochodzi do opisanych w stanie faktycznym nieodpłatnych przekazań produktów. Tym samym, niewątpliwie omawiane przekazania należy uznać jako przekazania dokonywane na cele związane z działalnością gospodarczą Spółki (realizowane nieodpłatne wydania produktów mają na celu zwiększenie wolumenu sprzedaży Spółki).

W świetle powyższego, zdaniem Spółki, nieodpłatne przekazanie produktów na rzecz Odbiorcy nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT – jako przekazanie tzw. „prezentów o małej wartości” na cele związane z działalnością gospodarczą Spółki.

Powyższe znalazło potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 16 grudnia 2014 r. (sygn. ITPP1/443-1163/14/DM).

Ad. 2.

Nieodpłatne wydania gadżetów na rzecz Odbiorcy, w związku z prowadzonymi przez Grupę działaniami marketingowymi/promocyjnymi, zawierających logo Grupy, których jednostkowa cena nabycia w momencie ich przekazania nie przekracza 10 zł netto nie podlegają opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT.

Artykuł 5 ust. 1 ustawy o VAT określa katalog czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, w tym m.in. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez odpłatną dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

  • przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  • wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Tym samym, z odpłatną dostawą towarów zrównane zostały określone nieodpłatne czynności przekazania towarów.

Jednocześnie, zgodnie z brzmieniem art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, przepisu tego (tj. art. 7 ust. 2), nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Definicję „prezentu o małej wartości” zawiera art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z jego dyspozycją, prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
  • których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Definicja „prezentu o małej wartości” jest definicją legalną skonstruowaną na potrzeby ustawy o VAT. W związku z tym, pojęcia „prezent” nie można odczytywać w oparciu o analizę językową (słownikową). W szczególności, definicja ta odrywa się od jakichkolwiek elementów psychicznych towarzyszących takim przekazaniom, jak np. szczególna sympatia, obopólny afekt emocjonalny, szczególnie podniosła uroczystość, etc. W konsekwencji, dla zaklasyfikowania danego towaru jako prezentu o małej wartości dla potrzeb VAT ma znaczenie wyłącznie spełnianie przez taki towar przesłanek wyrażonych w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.

W konsekwencji, w ocenie Spółki, dla zakwalifikowania gadżetów reklamowych jako „prezentów o małej wartości” wystarczające jest, by ich jednostkowa cena nabycia (określona w momencie przekazania) nie przekroczyła 10 zł netto.

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, kolejnym warunkiem koniecznym, aby przekazanie prezentów o małej wartości nie podlegało opodatkowaniu, jest dokonanie tego przekazania „na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika”.

Jak zostało przedstawione w stanie faktycznym, Spółka w ramach Grupy podejmuje szereg działań marketingowych i promocyjnych, których celem jest wzrost sprzedaży oferowanych przez nią towarów. W ramach tych działań dochodzi do opisanych w stanie faktycznym nieodpłatnych przekazań gadżetów reklamowych. Tym samym, niewątpliwie omawiane przekazania, należy uznać jako przekazania dokonywane na cele związane z działalnością gospodarczą Spółki (realizowane nieodpłatne wydania gadżetów reklamowych mają na celu zwiększenie wolumenu sprzedaży Spółki).

W świetle powyższego, zdaniem Spółki, nieodpłatne przekazanie lub gadżetów reklamowych na rzecz Odbiorcy nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT – jako przekazanie tzw. „prezentów o małej wartości” na cele związane z działalnością gospodarczą Spółki.

Powyższe znalazło potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 16 grudnia 2014 r. (sygn. ITPP1/443-1163/14/DM).

Ad. 3.

Nieodpłatne przekazanie produktów lub gadżetów reklamowych, o których mowa w stanie faktycznym, nie podlega opodatkowaniu VAT także w przypadku, gdy jednorazowo zostanie przekazana Odbiorcy większa ilość produktów lub gadżetów o łącznej wartości przekraczającej 10 zł netto.

Przepis art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT w żaden sposób nie odnosi się do łącznej wartości produktów przekazanych w ramach pojedynczego wydania danemu podmiotowi, nie zawiera także limitu łącznej ceny nabycia (łącznych kosztów wytworzenia) produktów lub gadżetów reklamowych przekazywanych jednorazowo jednemu podmiotowi. Fakt, iż produkty lub gadżety reklamowe w ramach jednorazowych nieodpłatnych przekazań wydawane będą w większych ilościach, o łącznej cenie nabycia (koszcie wytworzenia) niejednokrotnie przekraczającej 10 zł netto (a często również 100 zł) jest bez znaczenia, gdyż analiza gramatyczna przepisu art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, iż cenę nabycia (koszt wytworzenia) należy ustalić w odniesieniu do pojedynczej sztuki przekazywanego produktu lub gadżetu reklamowego. Zatem warunkiem koniecznym i wystarczającym do zaliczenia danych wydań do prezentów o małej wartości jest jednostkowa cena nabycia (jednostkowy koszt wytworzenia) przekazywanych produktów lub gadżetów reklamowych, określone w momencie ich przekazania, nieprzekraczające kwoty 10 zł netto.

Tym samym, jednostkowa wartość przekazywanych przez Spółkę produktów lub gadżetów reklamowych odnosi się do pojedynczych sztuk, nie zaś do łącznej wartości produktów lub gadżetów reklamowych przekazywanych jednorazowo kontrahentowi.

Powyższe stanowisko jest zgodne z literalnym rozumieniem słowa „jednostkowy” Zgodnie z definicją zamieszczoną w Słowniku PWN (http://sjp.pwn.pl/slownik/) „jednostkowy” oznacza odnoszący do pojedynczej rzeczy. Takie samo rozumienie określenia „jednostkowy” potwierdził również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2014 r. sygn. IPPP1/443-1320/13- 2/AP.

Przekazanie więc jednorazowo jednemu kontrahentowi większej liczby produktów lub gadżetów reklamowych o jednostkowej cenie nabycia (jednostkowym koszcie wytworzenia) poniżej 10 zł netto, ale o łącznej wartości przekraczającej 10 zł netto, spełniać będzie definicję przekazania prezentów o małej wartości.

Przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w bieżącej jednolitej linii interpretacyjnej organów podatkowych, zaprezentowanej m.in. w:

  • interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2013 r., sygn. IPPP2/443-904/13-3/KOM: „(…) na opodatkowanie podatkiem od towarów i usług opisanego we wniosku nieodpłatnego przekazania nie ma wpływu ilość przekazanych towarów jednemu podmiotowi, ani status tego podmiotu. W szczególności, w analizowanej sprawie nie ma znaczenia, iż towary te przekazywane są w opakowaniach zbiorczych (kartonach, zgrzewkach, workach), w których może znajdować się kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt pojedynczych opakowań tego samego rodzaju towaru o tej samej pojemności/wadze. Istotne znaczenie ma, że jednostkowy koszt wytworzenia (ewentualnie cena nabycia) pojedynczego towaru nie przekracza 10 zł netto”;
  • interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 lutego 2012 r. sygn. IPPP1/443-1623/11-2/JL, w której potwierdzone zostało stanowisko podatnika, zgodnie z którym: „(…) dla uznania za prezenty o małej wartości, o których mowa w art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT nieodpłatnie przekazywanych przez Spółkę Towarów określonemu kontrahentowi Spółki, decydujące znaczenie ma jednostkowa cena nabycia (bez podatku) lub jednostkowy koszt wytworzenia (bez podatku) pojedynczej sztuki Towaru, a nie suma jednostkowych cen nabycia lub jednostkowych kosztów wytworzenia wszystkich przekazywanych jednorazowo sztuk (jednostek) Towarów”;
  • interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 stycznia 2012 r. sygn. ILPP2/443-1476/11-2/AK: „W konsekwencji, w myśl powołanego wyżej przepisu art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT nieodpłatne przekazywanie produktów Spółki w formie prezentów nie stanowi dostawy towarów podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT. Bez znaczenia dla rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy jest fakt, iż cena (lub koszt wytworzenia) za opakowanie zbiorcze produktu Spółki przekracza kwotę 10 zł, bowiem kluczowym jest jednostkowa cena (koszt wytworzenia) przedmiotowego prezentu”;
  • Interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 sierpnia 2011 r., sygn. ILPP2/443-792/11-2/EN oraz sygn. ILPP2/443-793/11-4/MR: „W świetle powyższego oraz mając na uwadze przytoczone wyżej przepisy należy stwierdzić, iż bez względu na ilość przekazywanych przez Spółkę jednemu podmiotowi towarów, z uwagi na fakt, że jednostkowa wartość nabycia tych towarów nie przekracza 10 zł, nieodpłatne ich wydanie nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, stosownie do art. 7 ust. 3 w związku z art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy”.

Mając na uwadze zaprezentowane przepisy oraz argumentację, Spółka stoi na stanowisku, iż nieodpłatne przekazanie przez Spółkę produktów lub gadżetów reklamowych, o których mowa w stanie faktycznym nie podlega opodatkowaniu VAT, także w przypadku, gdy jednorazowo zostanie przekazana danemu podmiotowi większa ilość produktów lub gadżetów reklamowych o łącznej wartości przekraczającej 10 zł netto.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionych we wniosku okoliczności, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

_____

Wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy, przekazywanych kontrahentom

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 4 (831) z dnia 1.02.2014

Podmioty gospodarcze często przekazują swoim kontrahentom drobne upominki opatrzone logo firmy, w postaci kalendarzy (książkowych lub ściennych), długopisów, itd. W artykule tym opisujemy skutki podatkowe przekazania tych upominków oraz ewidencję księgową.

1. Skutki w VAT

Zgodnie z zasadą ogólną, obowiązującą zarówno w 2013 r., jak i w 2014 r., podatnicy mogą odliczać VAT od zakupu towarów (i usług) w takim zakresie, w jakim te towary (usługi) są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Jeśli więc zakup drobnych upominków z logo firmy (kalendarzy/długopisów) nie będzie związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika, to nie będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT od nabycia tych upominków. Jeśli jednak podatnik przyjął, że ww. upominki będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. celem przekazania tych upominków była np. reklama firmy podatnika, który wykonuje czynności opodatkowane), to będzie on mógł odliczyć VAT naliczony od ich zakupu.

Jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT od zakupu omawianych upominków (w całości lub w części), to ich przekazanie kontrahentom może się wiązać z koniecznością wykazania VAT należnego. Wszelkie nieodpłatne przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika, jeśli przysługiwało mu, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT od zakupu tych towarów, uważane jest bowiem za dostawę towarów, skutkującą koniecznością wykazania VAT należnego (zob. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym zarówno w 2014 r., jak i w roku poprzednim).

Obowiązek wykazania VAT od przekazania ww. upominków nie wystąpi jedynie w sytuacji, gdy upominki te będą spełniały definicję prezentów o małej wartości lub będą próbkami i przekazanie to nastąpi na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

W omawianym przypadku przekazywane kontrahentom upominki (tj. kalendarze/długopisy z logo firmy) nie stanowią próbek (wspomnijmy, że definicja próbki została zawarta w art. 7 ust. 7 ustawy o VAT). Należy zatem ustalić, czy są to prezenty o małej wartości.

W myśl art. 7 ust. 4 ustawy o VAT (w stanie prawnym obowiązującym w 2013 r. i 2014 r.), prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  • o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
  • których przekazania nie ujęto w ww. ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

A zatem, jeśli jednostkowa cena nabycia upominków bez kwoty VAT, określona w momencie jego przekazania nie przekracza 10 zł, to przekazanie tych upominków nie będzie skutkowało obowiązkiem wykazania VAT należnego, a podatnik nie musi prowadzić ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym te upominki przekazał.

Przekazanie kontrahentom omawianych upominków nie będzie opodatkowane także wtedy, gdy ww. cena jednostkowa przekracza 10 zł, pod warunkiem jednak, że podatnik prowadzi ewidencję osób obdarowanych, a łączna wartość towarów przekazanych jednej osobie w roku podatkowym nie przekracza kwoty 100 zł.

Gdyby natomiast cena jednostkowa omawianych upominków (kalendarzy/długopisów) przekroczyła 100 zł, to podatnik byłby zobowiązany do wykazania VAT należnego od tego przekazania (pod warunkiem oczywiście, że przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT od zakupu tych upominków).

Wspomnijmy, że o ile w odniesieniu do ww. 10 zł ustawodawca wskazał, że chodzi o cenę bez VAT (tj. cenę netto), o tyle takiego wskazania nie ma w przypadku ww. kwoty 100 zł. Uważamy, że również tutaj należy przyjąć, że limitem prezentu o małej wartości, przy prowadzeniu ewidencji osób obdarowanych, jest kwota 100 zł netto. Więcej na ten temat pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 18 z 20 czerwca 2013 r., w artykule pt. „Czy limity prezentów o małej wartości to kwoty netto, czy brutto?”

Jeśli przekazanie kontrahentom drobnych upominków nie podlega opodatkowaniu VAT, po stronie podatnika nie wystąpi obowiązek skorygowania VAT naliczonego, odliczonego od zakupu tych towarów. W ustawie o VAT brak jest bowiem regulacji, która nakazywałaby dokonanie takiej korekty.

2. Wydatki na zakup drobnych upominków a koszty uzyskania przychodów

Zazwyczaj wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednakże o tym, czy wydatki te mogą być uznane za koszt podatkowy przesądza to, czy są one wydatkami na reklamę, czy na reprezentację. Koszty reprezentacji zostały bowiem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF).

W ustawach o podatku dochodowym żadne z ww. pojęć nie zostało zdefiniowane. W praktyce (także organów podatkowych) przyjęło się, że reklama to wszelkie działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego. To działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na jego towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich. Taką definicję reklamy zaprezentował np. Dyrektor Izby Skarbowej Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2013 r., nr ILPB3/423-317/13-2/JG.

Dużo więcej wątpliwości wzbudza zdefiniowanie pojęcia reprezentacji na potrzeby podatku dochodowego, o czym wielokrotnie wspominaliśmy na łamach naszego czasopisma (np. w Biuletynie Informacyjnym nr 27 z 20 września 2013 r., w artykule pt. „Zakup usługi gastronomicznej – ujęcie podatkowe i ewidencja księgowa”). W dużym skrócie można powiedzieć, że wydatki na reprezentację to m.in. wydatki związane z działaniami podatnika nakierowanymi przede wszystkim na wykreowanie określonego wizerunku jego firmy. Nie ma przy tym znaczenia, czy wydatki te cechuje wystawność i okazałość.

Z reguły przekazanie klientom (potencjalnym klientom) drobnych upominków w postaci np. kalendarzy/długopisów z logo firmy ma na celu rozpowszechnianie wiedzy o firmie podatnika, oferowanych przez niego towarach/produktach/usługach. Jest to działanie nakierowane na zwiększenie popytu na oferowane przez niego towary/produkty/usługi. Przekazanie drobnych upominków z logo firmy może być uznane za reklamę, w związku z czym wydatki poniesione na zakup tych upominków podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.


WAŻNE: Ocena, czy poniesione wydatki należą do kosztów reklamy (czy reprezentacji), wymaga każdorazowo analizy całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, ustalenia kręgu osób, którym wręczane są prezenty, okoliczności wręczenia prezentów, wartości prezentów, itd.

Również organy podatkowe nie kwestionują zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na zakup upominków o niewielkiej wartości, opatrzonych logo podatnika, przekazywanych kontrahentom. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 września 2012 r., nr IBPBI/2/423-612/12/MS, stwierdzając:

„(…) Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej przyjmuje się, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zatem wydatki na zakup gadżetów opatrzonych logo firmy i przekazywanych przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą stanowić koszty uzyskania przychodów (…).”

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 kwietnia 2013 r., nr IPPB5/423-100/13-3/MK stwierdził, że wszelkiego rodzaju wydatki ponoszone na zakup upominków oznaczonych logo podatnika (przekazywanych potencjalnym klientom) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy upominki te będą rozdawane masowo, tj. będą przekazywane każdemu zainteresowanemu podmiotowi.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12 października 2012 r., nr ILPB3/423-307/11/12-S/EK:

„(…) wydatki poniesione na zakup prezentów dla kontrahentów mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy tylko wówczas, gdy są rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot miał możliwość ich otrzymania. Istota reklamy wiąże się bowiem z zamiarem dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców. (…)”

Zdaniem tego organu podatkowego, jeśli prezenty (gadżety) będą rozdawane ograniczonej grupie podmiotów (zwłaszcza partnerom handlowym), wydatki na ich zakup należy powiązać z reprezentacją. W konsekwencji:

(…) wydatki poniesione przez Spółkę w związku z zakupem prezentów (długopisy, kalendarze, komplety do kawy, breloki do kluczy, etui, jedwabne krawaty ze spinkami, MP4, multinarzędzia, latarki z kompletem narzędzi, pendrive, portfele, ramki cyfrowe, stacje pogodowe, zegary ścienne, kubki termiczne i inne gadżety) przekazywanych wybranym kontrahentom nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (…)”

A zatem, jeśli podatnik przekazuje kontrahentom drobne upominki (kalendarze, długopisy itp.) z logo firmy i przekazanie to ma charakter masowy, to ujęcie w kosztach podatkowych wydatków na zakup tych upominków nie będzie kwestionowane przez organ podatkowy. Inaczej może być natomiast w przypadku wydatków na zakup upominków wartościowych, przeznaczonych zwłaszcza dla wybranej grupy kontrahentów.

Wspomnieć także należy, że ewentualny VAT należny, naliczony w związku z przekazaniem upominków kontrahentom, niezależnie od tego, czy przekazanie to ma charakter reklamy, czy reprezentacji, stanowi koszt podatkowy. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o PDOF.

3. Ewidencja księgowa

Wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy dla kontrahentów obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Faktura za zakup tych upominków może być zaksięgowana np. zapisem:

      – Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” – wartość netto faktury,
Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
– kwota VAT naliczonego, jeśli podlega on odliczeniu,
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” – wartość brutto faktury.

Wydatki na zakup ww. upominków mogą być ujęte w kosztach bezpośrednio po zakupie, np. zapisem:

      – Wn konto 40-6 „Koszty reklamy” lub konto 40-7 „Koszty reprezentacji”
      i równolegle:
      – Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Jeśli ww. upominki jednostka planuje przekazać kontrahentom w okresie późniejszym, to ich wartość może ująć np. na koncie zapasów (np. wartość kalendarzy/długopisów, zakupionych w grudniu 2013 r., przeznaczonych do wydania kontrahentom w następnym roku). W takim przypadku wartość ww. upominków może być zaksięgowana (w grudniu 2013 r.) np.:

      – Wn konto 33 „Towary” lub konto 31 „Materiały”, Ma konto 30.

Wydanie kontrahentom upominków w następnym roku może zostać zaksięgowane:

      – Wn konto 40-6 lub konto 40-7, Ma konto 33 lub konto 31
      i równolegle:
      – Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 49.

Natomiast ewentualny VAT należny od przekazanych kontrahentom upominków można zaksięgować:

Wn konto 40-3 „Podatki i opłaty”,
Ma konto 22-2 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”
      i równolegle:
      – Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 49.

Wszelkie drobne upominki, takie jak kubki, smycze, długopisy czy kalendarze promocyjne opatrzone logo firmy, są wydatkiem na reklamę, w związku z czym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Sporządzając kalkulację podatku dochodowego, należy pamiętać o niezbędnych korektach kosztów oraz przychodów o pozycje, które nie wchodzą do podstawy opodatkowania. Szerszej analizie z pewnością należy poddać wyłączenia dotyczące tych pozycji kosztowych, które opisane zostały w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są między innymi: koszty naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek, niezrealizowane różnice kursowe, darowizny, koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań, kary umowne, wierzytelności odpisane jako przedawnione, a także koszty reprezentacji, które zostaną szczegółowiej opisane w dalszej części artykułu.

W realiach gospodarki wolnorynkowej, której fundamentem jest konkurencja między podmiotami funkcjonującymi w obrocie gospodarczym, z pewnością marka, rozpoznawalność oraz zaufanie klienta są bardzo istotnymi czynnikami wpływającymi na pozycję firmy na rynku. Obdarowywanie kontrahentów prezentami niewątpliwie przyczynia się do budowania pozytywnych relacji biznesowych i tym samym jest zachętą do dalszej współpracy, co finalnie przekłada się na przychody osiągane przez jednostkę. Wydaje się zatem, że tego rodzaju koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo powinny zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Okazuje się jednak, że klasyfikacja prezentów nie jest oczywista i jednoznaczna. Istnieje wiele warunków, które muszą zostać spełnione, aby koszt wręczanych upominków pomniejszył podstawę opodatkowania.

Pokazanie zasobności i profesjonalizmu

Aby lepiej zaprezentować problem upominków przekazywanych kontrahentom, należy odwołać się do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Stanowi on, że „do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Ku utrapieniu podatników ustawa nie definiuje pojęcia „reprezentacja”. Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią tego przepisu przyjmuje się, że kosztami reprezentacji są koszty, których celem jest stworzenie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy poprzez pokazanie swojej zasobności i profesjonalizmu. Podkreśla się przy tym konieczność analizy całokształtu okoliczności konkretnej sprawy. Zatem podatnik, obdarowując kontrahenta, każdorazowo powinien przeanalizować cel oraz charakter takiego wydatku. Stanowisko to jest zgodne z wyrokiem NSA z 19 stycznia 2016 r. (II FSK 2657/13), według którego wydatki, które są działaniem neutralnym dla wizerunku firmy, nie stanowią kosztów reprezentacji.

Przy analizie charakteru kosztów wręczanych prezentów należy pamiętać, że o ile wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o tyle koszty reklamy już tak. Istnieje jednak cienka granica między tymi dwoma pojęciami. Odróżnienie reprezentacji od reklamy budzi wiele wątpliwości i jest przedmiotem sporów podatników z organami podatkowymi.

Zachęta do nabycia towarów i usług

Pojęcie „reklama” możemy zdefiniować, korzystając z wykładni organów podatkowych, jako działania służące rozpowszechnianiu informacji o usługach i towarach, w celu zachęcenia do ich nabycia od konkretnego podmiotu. Według interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 8 lipca 2015 r. (IBPB-1-3/4510-55/15/MO) prezenty o niskiej wartości związane z prowadzoną przez firmę działalnością oraz mające na celu zachęcenie do zakupu oferowanych towarów i usług należy uznać za koszty uzyskania przychodów.

Zwiększanie rozpoznawalności

Kolejną istotną kwestią jest tzw. obrandowanie prezentów. Wszelkie drobne upominki takie jak kubki, smycze, długopisy czy kalendarze promocyjne opatrzone logo firmy są kosztami reklamy, w związku z czym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Upominki te mają bowiem na celu promowanie działalności firmy poprzez rozpowszechnianie jej logo, a tym samym zwiększanie jej rozpoznawalności i pośrednio zachęcanie do nabywania jej towarów i usług. Przy tym logo może być nazwą przedsiębiorcy, jej skrótem, ale też nazwą produktu lub usługi. W przywołanej wcześniej interpretacji z 8 lipca 2015 r. podkreślono jednak, że przekazywane upominki mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy wówczas, gdy są rozdawane masowo, a nie przekazywane jedynie wybranym kontrahentom. Istotą reklamy jest bowiem dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców, a nie faworyzowanie wyselekcjonowanej grupy kontrahentów. Jeżeli więc firma przekazuje upominki jedynie swoim strategicznym, kluczowym partnerom w celu ułatwienia zawarcia kontraktu, to będzie to typowy przykład reprezentacji.

Istotna jest wartość

Istotnym dla klasyfikacji kosztów czynnikiem jest wcześniej wspominana wartość prezentu. W skład kosztów reprezentacji wchodzą bowiem wydatki, których celem jest imponowanie kontrahentom, budowanie prestiżowego wizerunku firmy. Podczas gdy obrandowane prezenty o niskiej wartości można zaklasyfikować do kosztów reklamy, to już ekskluzywne upominki o dużej wartości zostaną zaliczone do kosztów reprezentacji, bez względu na to, czy umieszczono na nich logo firmy czy nie.

Przykład

Zakup kosza z luksusowymi artykułami zostanie zaliczony do kosztów reprezentacji.

Tak samo będzie w przypadku podarowania wartościowego wiecznego pióra, skórzanej torby lub portfela. W tych sytuacjach niemożliwe będzie pomniejszenie przychodu o poniesiony koszt.

Nasuwa się jednak pytanie – jakiej wartości upominek będzie „niskiej wartości”, a jaki przekroczy już granicę standardu? Otóż w przepisach o CIT nie zostały ustalone limity kwotowe. Ma to swoje dobre i złe strony dla podatnika. Brak limitów pozwala na większą elastyczność i daje podatnikowi możliwość udowodnienia swych racji, ale jednocześnie daje większą swobodę urzędowi skarbowemu w zakresie podważania zasadności ujęcia wydatków jako kosztów podatkowych. Analizując wartość prezentu, należy zatem zastanowić się przede wszystkim nad zamierzonym efektem jego wręczenia.

Przykład

Kupując i wręczając kontrahentowi w prezencie opatrzony logo długopis o wartości kilkudziesięciu złotych, firma z pewnością ma inny cel, niż kupując pióro za kilkaset złotych.

Czekoladki zamiast wina

Problematyczną kwestią jest kupowanie kontrahentom upominków alkoholowych. Ustawa o CIT wyszczególniła wydatki na zakup napojów alkoholowych jako koszty reprezentacji, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodów. Przekazywanie alkoholu nie jest traktowane jako zabieg reklamowy, promocyjny, lecz jako typowe działania reprezentacyjne, których celem jest ustanowienie określonego, pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahenta. W związku z tym ze względów podatkowych lepszym pomysłem będzie podarowanie kontrahentowi niedużej wartości pudełka czekoladek z logo firmy niż butelki wina.

Każdorazowo ocena wydatku

Podsumowując, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie gospodarczo uzasadnione i racjonalne wydatki związane z działalnością gospodarczą, pod warunkiem że ich celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów. Analogicznie jest w przypadku kosztów poniesionych na reprezentację, w tym na prezenty kupowane dla kontrahentów. Istnieje jednak kilka szczególnych aspektów wpływających na klasyfikację wydatków poniesionych na upominki. Przede wszystkim należy pamiętać o różnicy pomiędzy kosztami reklamy i reprezentacji. W ciężar kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć prezenty o niskiej wartości, które są oznaczone logo firmy i mają charakter reklamowy, promocyjny. Natomiast wartościowe, luksusowe podarunki służące kreowaniu wizerunku firmy u strategicznych kontrahentów zostaną zaliczone do niepodatkowych kosztów reprezentacji. Należy jednak podkreślić, że nie istnieje jeden uniwersalny miernik, który jednoznacznie oceni charakter i okoliczności poniesienia kosztów reprezentacji. Podatnik każdorazowo powinien przeanalizować wydatek i ocenić go pod względem jego kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów.

—Aleksandra Amborska-Kuffner jest starszą konsultantką w dziale prawnopodatkowym PwC

—Patrycja Pleskot jest konsultantką w dziale prawnopodatkowym PwC

podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 851 ze zm.)

Musi być związek przyczynowo-skutkowy

Zgodnie z zasadą ogólną definiującą koszty uzyskania przychodów, wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Racjonalne i uzasadnione gospodarczo wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyłączeniem kosztów podanych w art. 16 ustawy, będą zatem stanowiły koszty uzyskania przychodów. Warunkiem jest istnienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a możliwością osiągnięcia przychodu.

Limity w PIT i VAT

Limity kwotowe zostały ustalone na potrzeby PIT i VAT. Według ustawy o PIT wręczenie prezentu osobie fizycznej jest przychodem obdarowanego. Wyjątkiem są upominki, które zostały przekazane w celach reklamowych, a ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT). Przedsiębiorca ma również obowiązek naliczenia VAT w związku z nieodpłatnym przekazaniem prezentów o jednostkowej wartości przekraczającej 100 zł – jeśli prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie osoby, której prezent został przekazany. W przypadku braku ewidencji limit stanowi 10 zł. Należy przy tym pamiętać, że 100 zł to limit na jednego kontrahenta na cały rok (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT).

Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy jako koszt podatkowy
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na reklamę, ale już nie na reprezentację. Koszty nabycia wydawanych upominków w ramach promocji i reklamy firmy są kwalifikowane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych. Natomiast wydatki na reprezentację zostały wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Wydatki te nie będą stanowić kosztów podatkowych, mimo że są związane z przychodem podatnika.
To oznacza, że o możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na zakup upominków w kosztach uzyskania przychodów decyduje fakt, czy wydawane upominki pełnią funkcję informacyjno-reklamową czy wykazują cechy reprezentacji.
Ważne!
Tylko upominki wydawane w celach reklamowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Celem wydawanych upominków w ramach promocji i reklamy firmy jest dotarcie do klientów lub kontrahentów z informacją o produktach firmy oraz zachęcenie ich do zakupu towarów czy usług. Natomiast reprezentację cechuje podejmowanie działań skierowanych na budowaniu wizerunku firmy i relacji z klientami lub kontrahentami.
Do kosztów podatkowych zaliczyć można upominki, których wartość jednostkowa nie jest znacząca, które są rozdawane masowo oraz opatrzone logo firmy (np. kalendarze, długopisy, smycze, kubki, pendrive-y, notesy itp.). Mogą to być również towary i usługi wytworzone i świadczone przez firmę (np. fabryka czekolady może ofiarować w prezencie swój produkt z intencją reklamy swoich wyrobów).
Inaczej ma się sprawa z drogimi produktami innych firm, jak np. skórzany portfel lub teczka, markowe pióro, zegarek, czy też sprzęt elektroniczny, które rozdawane są wyselekcjonowanym kontrahentom. Koszt takich produktów, szczególnie jeśli nie ma na nich logo firmy może zostać przez pracowników urzędu skarbowego zakwalifikowany jako wydatek reprezentacyjny.
Otrzymane upominki w ramach promocji i reklamy firmy jako przychód podatkowyOtrzymany upominek w ramach promocji i reklamy firmy przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie podlega opodatkowaniu, jeżeli zachodzą okoliczności określone w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT na mocy którego wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł; zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Ważne!
Otrzymany upominek w ramach promocji i reklamy firmy, którego jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł wolny jest od podatku dochodowego od osób fizycznych.
Warto dodać, że wspomniane 200 zł odnosi się wyłącznie do wartości jednorazowego upominku, jeżeli więc osoba fizyczna otrzyma kilka upominków, których łączna wartość będzie wyższa niż 200 zł, przychód będzie nadal korzystał ze zwolnienia.
Natomiast kiedy jednorazowa wartość wydanego klientowi upominku w ramach promocji i reklamy firmy przekracza kwotę 200 zł, to podlega ona opodatkowaniu w całości – a nie tylko w części przewyższającej wymienioną kwotę.
W tej sytuacji firma, która wydała upominek, jest zobowiązana do sporządzenia imiennej informacji PIT-8C, w której wykazuje wartość przekazanego upominku. W terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przedsiębiorca ma obowiązek przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby. Natomiast osoba obdarowana powinna wykazać ten przychód w zeznaniu rocznym.
Gdy natomiast upominek w ramach promocji i reklamy firmy otrzymuje przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, to na wręczającym nie ciążą żadne obowiązki podatkowe. Z kolei u obdarowanego przedsiębiorcy powstaje przychód z tytułu działalności gospodarczej, przy czym wartość otrzymanego upominku pozostaje bez znaczenia.
Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, kiedy otrzymany upominek nie ma wartości handlowej, czyli nie może być przedmiotem obrotu. Tym samym przedsiębiorca nie uzyskuje przychodu podatkowego.
Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy – skutki VATJeżeli zakup drobnych upominków z logo firmy będzie związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika, to będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT od nabycia tych upominków.
Jeśli przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT od zakupu omawianych upominków, to ich przekazanie kontrahentom może się wiązać z koniecznością zapłaty podatku VAT. Dzieje się tak, ponieważ nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa traktowane jest jako dostawa towaru.
Aby uniknąć płacenia podatku VAT, przekazane upominki musza spełniać definicję prezentu o małej wartości. Przez prezenty o małej wartości, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

1. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.
Ważne!
Nieodpłatnie przekazane towary, które spełniają definicję prezentów o małej wartości nie podlegają opodatkowaniu VAT
Reasumując, jeżeli przekazany kontrahentowi prezent ma wartość do 10 zł – wydanie takiego podarunku zawsze będzie zwolnione z VAT, natomiast jeżeli prezent jest wart więcej niż 10 zł, to będzie on zwolniony z VAT tylko, jeżeli łączna wartość wszystkich przekazywanych danej osobie podarunków w jednym roku nie wyniesie więcej niż 100 zł, a przedsiębiorca będzie prowadzić ewidencję pozwalającą ustalić tożsamości osób przez niego obdarowanych.

Rozdajemy naszym kontrahentom i klientom różne artykuły reklamowe. Breloczki, smycze, długopisy, kubki, koszulki itp., na których znajduje się nazwa i logo naszej firmy. Rozdajemy również próbki własnych towarów.  Czy powinniśmy opodatkować VAT takie czynności?

Nie.

Są to z pewnością tzw. prezenty o małej wartości. Ich przekazywanie nie podlega VAT.

Należy jednak pamiętać, że limit kwotowy prezentów małej wartości niepodlegających VAT jest zróżnicowany, w zależności od tego, czy prezenty te trzeba ujmować w tzw. ewidencji wartościowo-osobowej.

Opodatkowaniem VAT, jako czynności zrównanej z odpłatną dostawą, podlega nieodpłatne przekazanie towarów. Czynność taka nie zostanie jednak uznana za dostawę, m.in. w sytuacji kiedy przekazywane towary będą stanowiły prezenty małej wartości. W ustawie znajdziemy definicję pojęcia prezentów małej wartości, która określa jednocześnie dwie kategorie takich towarów.

Do pierwszej kategorii ustawodawca zaliczył przekazywane przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób.

A więc pierwsza kategoria prezentów wyłącza z opodatkowania VAT te nieodpłatne przekazania towarów, które nie przekraczają kwoty 100 zł w roku podatkowym. Warunkiem tego jest jednak obowiązek prowadzenia przez podatnika ewidencji, z której wynikałaby tożsamość osób, którym zostały wydane owe towary.

Druga kategoria prezentów wyłącza z opodatkowania przekazanie towarów, których wartość przekazana jednej osobie nie przekracza kwoty 10 zł – art. 7 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.). W przepisach nie określono przy tym żadnych dodatkowych warunków, np. prowadzenia ewidencji. Limit kwotowy prezentów małej wartości, których nie trzeba ujmować w ewidencji wartościowo-osobowej, został przez ustawodawcę podwyższony od 1 stycznia 2009 r. Poprzednio wynosił on 5 zł.

Od początku tego roku obowiązują ponadto zmienione zasady ustalania limitu kwotowego prezentu małej wartości. Zostały one ujednolicone z przepisami stosowanymi przy określaniu podstawy opodatkowania przy nieodpłatnym przekazaniu towarów, co w konsekwencji miało za zadanie uprościć rozliczanie tego rodzaju czynności.

Przed zmianą przepisów wartość przekazywanych nieodpłatnie prezentów była ustalana według wartości rynkowej (kwoty brutto), a nie według ceny nabycia czy kosztu wytworzenia, co w praktyce często było trudne w stosowaniu. Zgodnie z treścią obecnie obowiązujących przepisów wartość prezentu małej wartości odnoszona jest do jednostkowej ceny nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – do jednostkowego kosztu wytworzenia, określonych w momencie przekazywania towaru.

W ramach kontaktów handlowych wręczamy kontrahentom firmy drobne upominki, oznaczone logo firmy (kubki, długopisy, portfele, plecaki, torby, akcesoria komputerowe), ponosimy również wydatki na zakup upominków dla kluczowych i strategicznych klientów, które nie są oznaczone logo firmy (bilety na koncert, do teatru, na imprezy sportowe itp.). Czy wydatki na zakup wymienionych upominków możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Możliwość zaliczenia wydatków na zakup drobnych upominków z logo firmy do kosztów uzyskania przychodów zależy od całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, w szczególności wartości przekazywanych przez niego upominków, kręgu obdarowanych oraz okoliczności wręczania upominków. Ustawodawca nie określił górnej granicy upominku, w oparciu o którą można uznać dany wydatek za koszt reklamy albo reprezentacji. Jednak, zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej ukształtował się pogląd, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom stanowią upominki reklamowe i nie mają charakteru reprezentacyjnego. A zatem, wydatki ponoszone przez podatnika na upominki reklamowe, co do zasady zawierające logo podatnika, w szczególności gadżety reklamowe, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 marca 2010 r., nr IPPB5/423-857/09-2/AM oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 14 lutego 2008 r., nr ILPB3/423-239/07-3/MC.

Jako wydatki reprezentacyjne należy zaklasyfikować natomiast wydatki na upominki dla kluczowych i strategicznych klientów, bez logo firmy, gdyż mają one na celu przede wszystkim wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, uwypuklenie jej zasobności, profesjonalizmu i ułatwienie zawarcia umowy. Wydatki na upominki bez logo firmy przekazywane wyselekcjonowanym klientom, w sytuacjach ściśle związanych z realizowanymi zadaniami biznesowymi, np. podpisanie umowy, ustalenie warunków współpracy, jako koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zakup materiałów reklamowych
w kosztach firmowych

Zaletą prowadzenia działalności gospodarczej rozliczanej na zasadach ogólnych jest możliwość pomniejszenia przychodów o poniesione koszty z nimi związane. Pozwala to przedsiębiorcy obniżyć kwotę podatku, jaką musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Czy wydatki na zakup materiałów reklamowych związanych z prowadzonymi akcjami marketingowymi mogą być zaliczone do kosztów podatkowych?

Czym jest koszt uzyskania przychodów?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. O wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pomniejsza się przychód, uzyskując w ten sposób dochód:

PRZYCHÓD – KOSZT = DOCHÓD

Dochód po dokonaniu dopuszczalnych prawem odliczeń (głównie dotyczących składek ZUS) staje się podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym.

Materiały reklamowe a koszty uzyskania przychodów

Nie wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub utrzymania źródła przychodów są kwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Ustawy o podatkach dochodowych wskazują listę (jest to jednak katalog otwarty) wydatków, które mimo iż zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów – np. wydatki na reprezentację lub na potrzeby osobiste podatnika. Wykaz takich wydatków, których w świetle wymienionych ustaw nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, przedstawia art. 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Analizując wskazany w ustawie katalog, można zauważyć, że przepisy nie wyłączają możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zakupu materiałów reklamowych. Co jednak ważne, nie wyjaśniają wprost, czym jest reklama, a zatem nie określają też rodzaju wydatków, które można za reklamę uznać.

Według słownika języka polskiego, PWN, Warszawa 1989, reklama jest „rozpowszechnianiem informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia; chwalenie kogoś; zalecanie czegoś”. Głównym jej celem jest więc zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów bądź skorzystania z konkretnych usług. Przyjęło się więc, że każde działanie podatnika, niezależnie od jego rodzaju, które zmierza do promowania swoich wyrobów i usług bądź samej marki przedsiębiorstwa, nosi znamiona reklamy.

Reklamą będą również działania firmy polegające na umieszczaniu ogłoszeń w prasie, internecie, drukowaniu i rozprowadzaniu ulotek – podejmuje się je bowiem w celu zwiększenia rozpoznawalności firmy i jej oferty handlowej.

Materiały reklamowe – gadżety reklamowe dla klientów

Kubki, długopisy, torby, akcesoria komputerowe itp. oznaczone logo firmy często wręczane są kontrahentom jako drobne upominki. Jest to jeden ze sposobów nawiązania pozytywnych relacji w kontaktach handlowych. Ponoszone są również wydatki na zakup prezentów dla kluczowych i strategicznych klientów, które nie są oznaczone logo firmy (bilety na koncert, do teatru, na imprezy sportowe itp.). Czy wydatki na zakup wymienionych upominków możemy zaliczyć do kosztów działalności?

Mimo iż logo firmy jest podstawą reklamy przedsiębiorcy (marka – firma jest tym bardziej rozpoznawalna, im bardziej rozpoznawalne jest jej logo), to okazuje się jednak, że sam fakt opatrzenia gadżetów w logo firmy nie oznacza jeszcze automatycznego zaliczenia wydatków poniesionych w tym celu do kosztów uzyskania przychodów. Przed zdefiniowaniem wydatku należy bowiem zweryfikować, czy jednocześnie nie jest on zaliczany do kosztów reprezentacji w rozumieniu przepisów podatkowych.

Wartość i charakter przekazywanych przez podatnika upominków oraz okoliczności ich wręczania mają w tej kwestii szczególne znaczenie. Wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy można zasadniczo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym klientom, stanowią upominki reklamowe niemające charakteru reprezentacyjnego, więc można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na drogie upominki wzmacniające prestiż będą uznawane są za wydatki reprezentacyjne, w związku z czym podatnik nie zaliczy ich do kosztów uzyskania przychodu.